प्रबंधकीय सूचना प्रणाली की आवश्यक शर्तें | प्रबंधकीय सूचना प्रणाली के अवरोध

प्रबंधकीय सूचना प्रणाली की आवश्यक शर्तें | प्रबंधकीय सूचना प्रणाली के अवरोध | Prerequisites of Managerial Information System in Hindi | Managerial Information System Constraints in Hindi

प्रबंधकीय सूचना प्रणाली की आवश्यक शर्तें

1. डाटाबेस (Database) — इसे Super file के रूप में भी परिभाषित किया ज सकता है अर्थात संस्था में डाटा को इस प्रकार से रखा जाना चाहिए कि अनावश्यक या बार-बार आने वाले डाटा को हटाकर उन्हें केन्द्रीकृत तरीके से एक बार ही रखा जा सके। इसके लिए DBMS की मदद लेनी आवश्यक सी हो जाती है। इसकी निम्न विशेषताएँ हैं-

(i) यह प्रयोक्ता (user) को ध्यान में रखता है।

(ii) विभिन्न व्यक्तियों को एक ही प्रकार के डाटा उपलब्ध करवाता है।

(iii) यह अधिकृत व्यक्ति को ही डाटा उपलब्ध करवाता है।

(iv) विभिन्न (user) अपनी आवश्यकतानुसार डाटा माँग सकते है।

2. योग्य प्रणाली तथा प्रबंधन कर्मचारी (Qualified System and Management Stat) – MIS अच्छे, qualified व्यक्तियों द्वारा चलाया व नियंत्रित किया जाना चाहिए। MIS के लिए दो प्रकार के स्टाफ (a) Management Staff (b) System Staff की जरूरत होती है। दोनों को एक-दूसरे की जरूरतों को ध्यान में रखकर (जो संस्था के उद्देश्यानुसार हैं) ही कार्य करना चाहिए। दोनों को एक-दूसरे के काम में थोड़ा बहुत ज्ञान होना चाहिए।
3. सपोर्ट टॉप मैनेजमेन्ट (Support of Top Management) – उच्च प्रबंधकों की support एक अच्छे MIS के लिए आवश्यक है क्योंकि इसमें धन अधिक लगता है अतः उनकी support आवश्यक है तथा निम्न वर्ग के कर्मचारी MIS को तभी अपनाएगा यदि उन्हें उच्च प्रबंधकों का support मिलता है।
4. कन्ट्रोल एवं मैनजमेन्ट ऑफ MIS (Control & Management of MIS)– प्रणाली को कार्यविधि के अनुसार ही प्रयोग में लाया जाना चाहिए अन्यथा उसकी प्रभावोत्पादकता में कमी आ जाती है अतः इस बात पर ध्यान रखना चाहिए कि बताए या सुझाए गए प्रकार से ही प्रणाली प्रयोग में लाई जाती है। यह भी ध्यान रखना चाहिए कि समय-समय पर प्रणाली में आई कमी को दूर करते रहना चाहिए।
5. MIS का मूल्यांकन (Evaluation of MIS)— समय-समय पर मूल्यांकन करते रहना चाहिए तथा इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि प्रणाली भविष्य में सुचारू रूप से काम करेगी या नहीं, इसके निम्न कार्य करने चाहिए –

(i) भविष्यानुसार लचीलपन है या नहीं?

(ii) क्षमता व कमियों का पता लगाना।

(iii) प्रभावोत्पादकता को बनाए रखने के लिए कदम उठाना।

प्रबंधकीय सूचना प्रणाली के अवरोध (Constrains in Operating a MIS)

1. अनुभवी कर्मचारियों की कमी अर्थात् प्रबंधकीय सूचना प्रणाली को अपनाने के लिए योग्य कर्मचारी आसानी से नहीं मिलते हैं।
2. व्यवसाय के उद्देश्य बहुत अधिक होते हैं अर्थात् प्रणाली से बहुत ज्यादा आशा करते हैं जिसे प्राप्त करना मुश्किल हो जाता है। विभिन्न व्यक्ति विभिन्न सूचना माँगते हैं जो मुश्किल हो जाता है।
3. प्रणाली को छोटी-छोटी उपप्रणाली में बाँटना भी एक मुश्किल काम है। कई बार तो उपप्रणालियाँ बनाना असंभव सा हो जाता है।
4. प्रणाली को अपनाए जाने में स्टाफ की तरफ से सहयोग न मिलना भी इसकी एक रुकावट है।
5. अनुभवी कर्मचारियों का संस्था को छोड़कर जाना भी एक बड़ी समस्या है क्योंकि यह देखा गया है कि अनुभवी व्यक्ति का टर्नओवर बहुत अधिक है।
6. प्रणाली के लागत, लाभ का अन्तर करना भी एक मुश्किल प्रक्रिया है क्योंकि MIS के लाभों को मापना बहुत मुश्किल है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली – महत्वपूर्ण लिंक

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