सूचना के स्तर | डाटा एवं सूचना की आवश्यकता

सूचना के स्तर | डाटा एवं सूचना की आवश्यकता | level of information in Hindi | Data and Information Requirement in Hindi

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सूचना के स्तर (Level of Information)

सूचना का स्तर एवं मात्रा सामान्यतः कार्य की प्रवृत्ति पर आश्रित है। प्रायः हर व्यावसायिक, औद्योगिक एवं बैंकिंग व बीमा संस्थाओं में कार्यों के निष्पादन के लिये क्रियाओं को विभिन्न विभागों के आधार पर विभक्त कर दिया जाता है। इसके दो लाभ होते हैं- पहला- विभागीय विशेषज्ञों के अनुभवों का लाभ प्राप्त होता है, दूसरा- क्रियाओं के विभागानुसार विभक्तीकरण की वजह से उनका निष्पादन शीघ्र हो जाता है। यही वजह है कि विभिन्न औद्योगिक एवं व्यावसायिक संस्थानों में क्रय, विक्रय, लेखा, सेवीवर्गीय, वित्त एवं जनसम्पर्क विभागों को खोला जाता है। इन सभी विभागों में समन्वय होना नितांत जरूरी होता है। विभागों में आपसी समन्वय सूचनाओं के पारस्परिक आदान-प्रदान से ही सम्भव है। उपर्युक्त सभी विभागों में सूचनाओं का स्पष्टीकरण निम्न तीन स्तरों पर किया जा सकता है-

कार्यालय स्तर (Office Level)- इस श्रेणी के तहत संस्थान अथवा कार्यालय स्तर पर सम्पादित की जाने वाली समस्त क्रियाओं से सम्बंधित सूचनाओं को शामिल किया जाता है। संस्था की वित्तीय स्थिति एवं लाभदायकता सम्बन्धी सूचनाएँ इस स्तर की मानी जाती हैं। इसके अलावा, क्रय-विक्रय, विज्ञापन सम्पत्तियाँ आय-व्यय एवं दायित्व, बजट एवं वार्षिक विवरण आदि की सूचनाएँ विभिन्न समयावधियों पर संस्था के कार्यालयों द्वारा प्रकाशित की जाती है।
राष्ट्रीय स्तर (National Level)— कुछ सूचनाएँ राष्ट्रीय स्तर पर भी समय-समय पर प्रकाशित की जाती हैं। राष्ट्रीय स्तर पर चल रही गतिविधियों का ज्ञान इन्हीं सूचनाओं के माध्यम से होता है। विभिन्न क्षेत्रों से सम्बन्धित राष्ट्रीय रिपोर्ट एवं आँकड़ेवार राज्यों की वित्तीय रिपोर्ट, करारोपण से सम्बंधित सूचनाओं आदि का प्रकाशन भारतीय रिजर्व बैंक द्वारा बुलेटिन में किया जाता है। इसी प्रकार, आर्थिक सर्वेक्षण में भी राष्ट्रीय स्तर की आर्थिक सूचनाएँ प्रकाशित की जाती है।
अन्तर्राष्ट्रीय स्तर (International Level)- किसी व्यावसायिक संस्था के प्रबंधक को अन्तर्राष्ट्रीय स्तर की विभिन्न सूचनाओं का ज्ञान होना भी जरूरी है, क्योंकि इन सूचनाओं से अन्तर्राष्ट्रीय गतिविधियाँ प्रभावित होती हैं। मुख्यतः मौसम सम्बन्धी सूचनाएँ, अन्तर्राष्ट्रीय स्टॉक एक्सचेंज सम्बन्धी सूचनाएँ, विदेशी विनिमय दर, चिकित्सा क्षेत्र में हुए नवीन तकनीकी आविष्कारों का ज्ञान इस स्तर की सूचनाओं में शामिल किया जाता है।

डाटा एवं सूचना की आवश्यकता (Required Data and Information)

डाटा एवं सूचना की आवश्यकता को निम्न प्रकार स्पष्ट कर सकते हैं-

डाटा एवं सूचना निर्णयन प्रक्रिया हेतु आवश्यक है।
डाटा एवं सूचना परिमाणात्मक तथा गुणात्मक विश्लेषण हेतु आवश्यक है।
डाटा सूचना प्राप्त करने के लिये आवश्यक है क्योंकि डाटा नहीं होगा तो संसाधित किसे करेंगे और जब कुछ संसाधित ही नहीं होगा तो सूचना कैसे प्राप्त होगी ?
किसी भी संगठन के व्यवस्थित ढंग से चलने हेतु डाटा एवं सूचना की भूमिका महत्वपूर्ण है।
डाटा एवं सूचना वर्तमान एवं भविष्य की योजनाओं का निर्माण करने में आवश्यक है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली – महत्वपूर्ण लिंक

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