संचयी अभिलेख (cumulative record)- अर्थ, आवश्यकता और महत्व, उद्देश्य, लाभ

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संचयी अभिलेख (cumulative record)- अर्थ, परिभाषा, आवश्यकता और महत्व, उद्देश्य, विशेषताएँ, उपयोग, लाभ, सीमाएं (हानी)

अर्थ

संचयी अभिलेख कार्ड स्कूल में शिक्षकों द्वारा छात्रों के बारे में डेटा एकत्र करने के उद्देश्य से तैयार की गई एक मूल्यवान तकनीक है, जिसके परिणामस्वरूप शिक्षक और मार्गदर्शन कार्यकर्ता अपनी समृद्धि और विकास के लिए छात्रों को आवश्यक मार्गदर्शन तथा सेवा प्रदान करने में सक्षम हो जाते हैं।

संचयी अभिलेख शब्द उस सभी प्रकार के अभिलेखों के लिए प्रयोग किए जाते हैं जिसमें किसी विद्यार्थी के बारे में कई वर्षों तक लाभदायक और विश्वसनीय सूचना एकत्रित एकत्रित करने की व्यवस्था होती है ताकि स्कूल में रहते हुए और स्कूल छोड़ते हुए उसकी शैक्षणिक व्यवसायिक और व्यक्तिगत सामाजिक प्रकृति की समस्याओं के समाधान में सहायता की जा सके।

एक संचयी अभिलेख कार्ड वह है जिसमें किसी छात्र या छात्र के अध्ययन के दौरान समय-समय पर आयोजित विभिन्न मूल्यांकन और निर्णय के परिणाम शामिल होते हैं। आम तौर पर इसमें लगातार तीन साल शामिल होते हैं। इसमें बच्चे के जीवन के सभी पहलुओं या संपादित-शारीरिक, मानसिक, सामाजिक, नैतिक और मनोवैज्ञानिक के बारे में जानकारी शामिल है। यह एक बच्चे के व्यक्तित्व के लिए यथासंभव व्यापक चित्र देना चाहता है।

“विभिन्न तकनीकों – परीक्षणों, आविष्कारों, प्रश्नावली, अवलोकन, साक्षात्कार, मामले के अध्ययन आदि के माध्यम से छात्र पर महत्वपूर्ण जानकारी समय-समय पर एकत्र की जाती है।”

मूल रूप से एक संचयी अभिलेख कार्ड एक दस्तावेज है जिसमें इसे एक स्थान पर किसी विशेष छात्र या छात्र के बारे में संचयी रूप से उपयोगी और विश्वसनीय जानकारी दर्ज की जाती है। इसलिए स्कूल में अपने लंबे प्रवास के दौरान उसकी मदद करने के उद्देश्य से संबंधित व्यक्ति की एक पूरी और बढ़ती तस्वीर पेश करना। और छोड़ने के समय यह शैक्षिक, व्यावसायिक और व्यक्तिगत-सामाजिक प्रकृति की उनकी कई गुना समस्याओं के समाधान में मदद करता है और इस प्रकार उनके सर्वोत्तम विकास में उनकी सहायता करता है।

जोन्स के अनुसार, एक संचयी अभिलेख है, “एक छात्र का स्थायी अभिलेख जिसे स्कूल द्वारा अद्यतित रखा जाता है; यह उनके स्कूल की उपलब्धि, उपस्थिति, स्वास्थ्य, परीक्षण स्कोर और समान प्रासंगिक डेटा के बारे में जानकारी के साथ उनका शैक्षिक इतिहास है, “यदि संचयी अभिलेख को एक फ़ोल्डर में एक साथ रखा जाता है तो इसे संचयी अभिलेख फ़ोल्डर (CRF) कहा जाता है। यदि संचयी अभिलेख को एक लिफाफे में रखा जाता है, तो इसे संचयी अभिलेख लिफाफा (CRE) कहा जाता है। यदि संचयी अभिलेख को कार्ड में रखा जाता है तो इसे संचयी अभिलेख कार्ड (CRC) कहा जाता है।

यह एक व्यक्तिगत शिक्षार्थी के ऑकलन से संबद्ध सूचना का एक अभिलेख है। समय-समय पर विविध स्रोतों, तकनीकों, परीक्षणों, साक्षात्कारों, अवलोकनों, केस अध्ययन से प्राप्त सूचना को एक संचयी अभिलेख कार्ड पर एक सारांश के रूप में एकत्रित किया गया होता है, अतः इसका तब उपयोग किया जा सकता है जब शिक्षार्थी को शैक्षणिक या व्यावसायिक समस्या के समाधान के लिए परामर्श की आवश्यकता होती है ।

संचयी अभिलेख को “शिक्षार्थियों के निर्देशन के लिए अनिवार्य सूचना का उपयोग करने, नत्थी करने और अभिलेख करने की एक विधि” के रूप में परिभाषित किया गया है। एक संचयी अभिलेख कार्ड निम्नलिखित बिन्दुओं पर सूचना की आपूर्ति करता है:

क) वैयक्तिकः (i) नाम, (ii ) जन्म तिथि, (iii) जन्म स्थान (iv) लिंग, (v) रंग, और (vi) निवास ।

ख) घरः (i) अभिभावक के नाम, (ii ) अभिभावक के व्यवसाय, (ii) अभिभावक (जिन्दा या मृत), (iv) आर्थिक स्थिति, (v) सहोदरों की संख्या, बड़े या छोटे, और (vi) घर पर बोली जाने वाली भाषा।

ग) परीक्षण स्कोरः (i) सामान्य बुद्धि, (ii) उपलब्धि, (ii) अन्य परीक्षण स्कोर, और (iv) व्यक्तित्व के गुण।

घ) विद्यालय की उपस्थितिः (i) प्रत्येक वर्ष उपस्थिति, अनुपस्थिति के दिन, और (ii) तिथि के साथ विद्यालय में गए दिन।

ङ) स्वास्थ्यः (i) शारीरिक निःशक्तताओं का रिकार्ड, टीकाकरण (वैक्सीन) का रिकार्ड, बीमारियों का रिकार्ड।

च) विविधः (i) व्यावसायिक योजना, ( ii ) पाठ्यचर्या के अतिरिक्त गतिविधियाँ, (iii) अध्ययन के दौरान रोजगार, और (iv) परामर्शदाता की टिप्पणी।

यदि हम संचयी अभिलेख कार्ड में दर्ज सामग्रियों का विश्लेषण करते हैं तो हम पाते हैं कि एक केस अध्ययन में केवल ऐसी ही सामग्रियाँ सम्मिलित हैं या दर्ज रहती हैं । अमानकीकृत तकनीकों जैसे, जाँच सूची, प्रश्नावली, आत्मकथा के माध्यम से संग्रहित आँकड़ों का रिकार्ड कार्ड फाइल में जगह नहीं पाते हैं। यह अवश्य याद रखना चाहिए कि सूचना की रिकार्डिंग उतनी महत्वपूर्ण नहीं है जितना कि सूचना का उपयोग ।

डेटा संग्रह की सबसे उपयोगी और आवश्यक तकनीक के रूप में, संचयी अभिलेख को “उन छात्रों के मार्गदर्शन के लिए आवश्यक रिकॉर्डिंग, भरने और उपयोग करने के लिए एक विधि के रूप में वर्णित किया जा सकता है जो स्कूल में हैं। कुछ निश्चित परिभाषाएँ दी गई हैं, जो संचयी अभिलेख कार्ड का अर्थ स्पष्ट करने के लिए नीचे दी गई हैं। “

परिभाषा

कुछ महान विद्वानों द्वारा संचयी अभिलेख को कुछ इस प्रकार से परिभाषित किया गया है-

बोनी और हिप्नमैन के अनुसार- “संचयी अभिलेखों में एक व्यक्ति की व्यक्तित्व के बारे में सभी डेटा शामिल होते हैं, जो एक स्कूल को इकट्ठा करने और अभिलेख करने के लिए पर्याप्त रूप से महत्वपूर्ण माना जाता है, आमतौर पर कुछ संगठित तरीके से, साल-दर-साल सुरक्षित रखने के लिए।”

आर्थर जोन्स के अनुसार- संचयी अभिलेख को “एक छात्र का स्थायी अभिलेख जो स्कूल द्वारा अप-टू-डेट रखा जाता है, यह उसके शैक्षिक उपलब्धि, उपस्थिति, स्वास्थ्य, परीक्षण स्कोर और समान प्रासंगिक डेटा के बारे में जानकारी के साथ परिभाषित किया गया है।”

बेन मॉरिस के अनुसार- संचयी अभिलेख “एक अभिलेख कार्ड केवल एक उपकरण है और जब तक अभिलेख की एक प्रणाली अधिकांश शिक्षकों को एक समझदार और उपयोगी उपकरण के रूप में प्रभावित नहीं कर सकती है जो कि उनके उपयोग की शक्तियों के भीतर है, इसे स्थापित करने के लिए सार्वजनिक समय और धन की बर्बादी होने की संभावना है। “

म्योर थॉमस के अनुसार– “यह एक लंबी अवधि के दौरान एकत्र किए गए शिष्य के बारे में जानकारी है।”

एलन के अनुसार– “संचयी रिकॉर्ड को व्यक्तिगत पुतली के मूल्यांकन से संबंधित जानकारी के रिकॉर्ड के रूप में परिभाषित किया जाता है, जिसे आमतौर पर एक स्थान पर रखे गए कार्ड पर रखा जाता है।”

आवश्यकता और महत्व

शिक्षार्थियों के बारे में संचयी अभिलेख शिक्षकों, परामर्शदाताओं और प्रशासकों को उपयोगी सूचना प्रदान करते हैं । निर्देशन में संचयी अभिलेखों की आवश्यकता और महत्व को नीचे बताया गया है:

निर्देशन में महत्व

i) निर्देशन के मूलभूत सिद्धान्त और पूर्व धारणाएँ व्यक्तिगत विभिन्नताओं को ध्यान में रखने पर केन्द्रित हैं। प्रत्येक व्यक्ति दूसरों से कुछ मनोवैज्ञानिक लक्षणों, गुणों या विशेषताओं में भिन्न होते हैं। उदाहरणार्थ कोई दो व्यक्ति एक समान नहीं होते हैं। वे एक-दूसरे से मनोवृत्तियों, अभिरूचियों और योग्यताओं में भिन्न होते हैं । संचयी अभिलेख ऐसी व्यक्तिगत विभिन्नताओं को प्रकट करती है और विविध स्तरों पर शिक्षार्थियों के विकास के लिए आवश्यक वृत्तिक सहायता की मात्रा और प्रकृति को प्रदर्शित करते हैं।

ii) यह व्यक्तिगत शिक्षार्थी के शैक्षणिक विकास का स्थायी इतिहास है। यह उनकी उपस्थिति, स्वास्थ्य, उपलब्धि और विद्यालयी जीवन के अन्य विविध पहलुओं प्रदर्शित करता है। चूँकि यह शिक्षार्थी विशेष के भविष्य की आवश्यकताओं का विश्लेषण करने में उपयोगी है अतः उचित शैक्षणिक एवं व्यावसायिक निर्देशन उनकी आवश्यकताओं के आधार पर दिया जा सकता है। उदाहरणार्थ – यदि यह शिक्षार्थी के शारीरिक विकास में कमजोरी को प्रदर्शित करता है तो उन कमियों को दूर करने के कदम सुझाए जा सकते हैं।

शिक्षण में महत्व

i) एक शिक्षार्थी का व्यक्तिगत संचयी अभिलेख, यदि उसकी उपलब्धियाँ उसकी मानसिक योग्यताओं के अनुपात में है तो इसे प्रदर्शित करता है। यदि शिक्षार्थी की उपलब्धियाँ कम हैं तो उसे निर्देशन दिया जा सकता है कि उसकी कमी के उपचार के लिए क्या कदम उठाया जाना चाहिए।

ii) विभिन्न शिक्षार्थियों का संचयी अभिलेख, शैक्षणिक अभिरूचियों एवं मानसिक योग्यताओं के अनुरूप शिक्षार्थियों को वर्गीकृत करने में शिक्षक की सहायता करता है।

iii) एक कक्षा के विभिन्न शिक्षार्थियों का संचयी अभिलेख, शिक्षार्थियों की आवश्यकताओं को समझने में नए शिक्षक की सहायता करता है।

iv) एक व्यवहार की समस्या या एक शैक्षणिक समस्या का विश्लेषण करने के ये उपचारी उपकरण हैं। उदाहरणार्थ- एक शिक्षार्थी शैक्षणिक निष्पादन में पीछे क्यों है? उसके पिछड़ेपन को दूर करने के लिए क्या कदम उठाए जा सकते हैं?

v) संचयी अभिलेख शिक्षार्थियों के बारे में शिक्षक को बताते हैं कि किस शिक्षार्थी को व्यक्तिगत ध्यान की आवश्यकता है।

vi) शिक्षार्थियों की व्यक्तिगत रिपोर्ट लिखने में शिक्षकों की सहायता करता है और प्रधानाचार्य की सहायता अधिक वस्तुनिष्ठता से चरित्र प्रमाणपत्र लिखने में करता है।

vii) शिक्षक विशेष आवश्यकता वाले बच्चों को चिह्निन्त कर सकते हैं और तदनुसार शिक्षण को समायोजित कर सकते हैं।

vii) केस अध्ययन तैयार करने में संचयी अभिलेख शिक्षकों के लिए बहुत उपयोगी हैं। क्योंकि संग्रहित सामग्रियों में बहुत समानता होती है।

प्रशासकों के लिए महत्व

संचयी अभिलेख एक शिक्षार्थी के अपराधी व्यवहार को समझने में परिवीक्षा अधिकारी एवं बाल न्यायालयों को पर्याप्त सूचना प्रदान करते हैं।

शिक्षकों एवं परामर्शदाताओं के लिए उन कारणों से संचयी अभिलेख रखना आवश्यक होता है जिन कारणों से एक चिकित्सक संचयी अभिलेख रखता है। एक लंबी अवधि तक रखे गए अभिलेख ग्राहक की वृद्धि एवं विकृति की कहानी कहते हैं।

संचयी अभिलेख के उद्देश्य

इसके कुछ अपने ही महत्वपूर्ण उद्देश्य होते हैं जो की निम्न लिखित हैं-

i) विद्यार्थियों की वैयक्तिक भिन्नता, रुचि, योग्यता, अभिवृत्ति जानने में मदद करना।

ii) विद्यार्थियों के स्तर व क्षमता की जानकारी प्राप्त करना।

iii) विद्यार्थियों की प्रगति/ अवनति जानने में सहायता करना।

iv) विद्यार्थियों के विविध परिस्थितियों में व्यवहार का आंकलन करना।

v) अभिभावकों को अपने बच्चे के बारे में सटीक जानकारी देना।

vi) उपलब्धि स्तर के बारे में शिक्षकों की मदद करना ताकि वे अपना भी परिमार्जन करते रहें।

vii) विद्यार्थियों को उचित परामर्श व निर्देशन देने में सहायता करना ।

viii) रोजगार चयन में मार्गदर्शन करना।

एक अच्छे संचयी अभिलेख की विशेषताएँ

एक अच्छे संचयी अभिलेख की निम्नलिखित विशेषताएँ हैं:

1) एकत्रित की गई सूचना पूर्ण, समग्र और पर्याप्त होनी चाहिए ताकि वैध अनुमान लगाए जा सके। प्रगति रिपोर्ट की अपेक्षा इसे अधिक समग्र होना चाहिए। चूँकि अभिलेख एक शिक्षार्थी की शैक्षणिक वृद्धि का एक स्थायी इतिहास होता है अतः इसे एक शिक्षक या एक निर्देशक के लिए आवश्यक सभी प्रकार की सार्थक सूचना प्रदान करनी चाहिए। उदाहरणार्थ – इसे व्यावसायिक निर्देशन में शिक्षार्थी की आवश्यक व्यावसायिक योजनाओं, व्यावसायिक पसंदों, संपत्तियों एवं दायित्वों को प्रदर्शित करना चाहिए।

2) उल्लेखित सूचना वैध एवं सत्य होनी चाहिए । दूसरों से प्राप्त किसी सूचना की सीमित वैधता एवं विश्वसनीयता हो सकती है। संचयी अभिलेख का एक समग्र मॉडल तैयार करने से पूर्व, उदाहरणार्थ – उच्च विद्यालय का एक शिक्षार्थी जिसे नौकरी की आवश्यकता है के लिए यह निर्णय करना चाहिए कि एक ऐसी अनुसूची के लिए सामग्री आवश्यक क्या है। मापन के अन्य उपकरणों के समान, एक संचयी अभिलेख केवल तभी वैध हो सकता है जब यह वही मापता है जो मापना वांछित है।

3) सूचना को विश्वसनीय होने के लिए शिक्षकों द्वारा संग्रहित और तत्पश्चात् संपादित होना चाहिए। संचयी अभिलेख की विश्वसनीयता शिक्षार्थी की वृद्धि के विभिन्न पहलुओं पर सावधानी के साथ सूचना संग्रह एवं समायोजन पर निर्भर करती है। अतः संग्रहित सभी सूचनाओं को शिक्षार्थी के वैयक्तिक संपर्क के परिणाम के रूप में आना चाहिए न केवल एक शिक्षक बल्कि बहुत से शिक्षकों द्वारा जो शिक्षार्थी के साथ निकट संपर्क में आते हैं। दूसरों से प्राप्त सूचना को सत्यापित किया जाना चाहिए।

4) एक संचयी अभिलेख को समय-समय पर पुनः मूल्यांकित किया जाना चाहिए।

5) एक संचयी अभिलेख को वैकल्पिक और वैयक्तिक मतों एवं पूर्वधारणाओं से मुक्त होना चाहिए। यदि आँकड़ों के संग्रह में पूर्वाग्रह, पसंद और नापसंद आते हैं तो अभिलेख अविश्वसनीय हो जाएगा।

6) इसे उपयोगी होना चाहिए। एक संचयी अभिलेख कार्ड, फोल्डर या बुकलेट जैसा हो सकता है। फोल्डर वाले संचयी अभिलेख बहुत अधिक लोकप्रिय हैं क्योंकि वे शिक्षार्थी के बारे में समग्र सूचना को जोड़ने की स्वीकृति देते हैं।

संचयी अभिलेख का उपयोग

संचयी अभिलेख कार्ड के उपयोग इस प्रकार हैं:

(i) संचयी अभिलेख मार्गदर्शन कार्यकर्ता और परामर्शदाता के लिए उपयोगी है क्योंकि यह छात्र को उसकी ताकत और कमजोरियों सहित एक व्यापक, उद्देश्यपूर्ण चित्र प्रदान करता है।

(ii) शैक्षिक उपलब्धि, व्यावसायिक विकल्प और व्यक्तिगत प्रगति में शिष्य को मदद करने के लिए संचयी अभिलेख मार्गदर्शन काउंसलर के लिए उपयोगी है।

(iii) विभिन्न विषयों और उनकी सीमाओं में विद्यार्थियों के प्रदर्शन का पता लगाने के लिए संचयी अभिलेख हेडमास्टर / प्रिंसिपल के लिए उपयोगी है।

(iv) संचयी अभिलेख माता-पिता के लिए उपयोगी है कि वह अपने बच्चे के मामले में जो भी कमियाँ हैं, उन्हें विशेष विशेषाधिकार प्रदान करें।

(v) संचयी अभिलेख एक नज़र में छात्रों और उसकी प्रगति और कमजोरियों को जानने के लिए शिक्षकों के लिए उपयोगी है।

(vi) संचयी अभिलेख छात्रों के बारे में विभिन्न शिक्षकों द्वारा एकत्र किए गए डेटा को ओवरलैप करने का मौका नहीं देता है।

(vii) छात्रों के बारे में केस स्टडी करने में संचयी अभिलेख उपयोगी है।

(viii) संचयी अभिलेख छात्रों के लिए व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए उपयोगी है।

(ix) स्वयं के स्वा अवलोकन के लिए भी संचयी अभिलेख बहुत उपयोगी होता है।

संचयी अभिलेख के लाभ

संचयी अभिलेख कार्ड के लाभ इस प्रकार हैं:

i) शिक्षक प्रत्येक बच्चे में क्षमता को समझता है और तदनुसार व्यवहार करता है।

ii) छात्रों की मानसिक क्षमता की पहचान।

iii) अगर स्कूल में छात्रों के मानक, स्वास्थ्य और व्यक्तित्व को बेहतर बनाने के लिए उचित तरीके से बनाए रखा जा सकता है।

iv) अपने छात्रों की ताकत और कमजोरियों को जानने के लिए शिक्षकों के लिए उपयोगी है यह केस स्टडी के दौरान।

v) विद्यार्थियों की वैयक्तिक भिन्नता, रुचि, योग्यता, अभिवृत्ति जानने में मदद करता है।

vi) विद्यार्थियों के स्तर व क्षमता की जानकारी प्राप्त करने में सहायता करता है।

vii) विद्यार्थियों की प्रगति/ अवनति जानने में सहायता करता है।

viii) विद्यार्थियों के विविध परिस्थितियों में व्यवहार का आंकलन करता है।

ix) अभिभावकों को अपने बच्चे के बारे में सटीक जानकारी देता है।

x) उपलब्धि स्तर के बारे में शिक्षकों की मदद करना ताकि वे अपना भी परिमार्जन करते रहें।

xi) विद्यार्थियों को उचित परामर्श व निर्देशन देने में सहायता करता है ।

xii) रोजगार चयन में मार्गदर्शन करता है।

xiii) स्वयं के स्वा अवलोकन के लिए भी संचयी अभिलेख बहुत लाभकारी होता है।

संचयी अभिलेख कार्ड की सीमाएं (हानी)

संचयी अभिलेख कार्ड की सीमाएँ इस प्रकार हैं:

(i) संपूर्ण डेटा कम उपयोग का है यदि उन्हें सही ढंग से उद्देश्यपूर्ण और सटीक रूप से एकत्र नहीं किया गया है।

(ii) यदि गोपनीय और गोपनीय तरीके से रखरखाव नहीं किया जाता है तो संचयी अभिलेख का उद्देश्य पूर्ण नहीं होता है।

(iii) कभी-कभी संचयी अभिलेख की जानकारी और उसकी व्याख्या विभिन्न शिक्षकों द्वारा जानकारी एकत्र किए जाने के रूप में भ्रमित हो जाती है।

(iv) संचयी अभिलेख को प्रकाश में आने के लिए बहुत धन की आवश्यकता होती है जो इस पर खर्च करने के लिए स्कूल के हिस्से में संभव नहीं है।

(v) संचयी अभिलेख का रख-रखाव कुछ कठिन काम है जैसे शिक्षकों के हिस्से में लिपिकीय कार्य अधिक हो जाता है तथा उन्हे साथ ही साथ अपनी भाषा शैली को भी उपयुक्त बनाना पड़ता है।

(vi) यह एक लंबी प्रक्रिया है जिस पर काम करने के लिए बहुत समय चाहिए।

उपसंहार

संचयी अभिलेख छात्रों के संबंध में सभी सूचनाओं के एक सुव्यवस्थित भंडार के रूप में काम करते हैं। यह तथ्यात्मक जानकारी पर आधारित है, और जानकारी की गोपनीयता का उल्लेख करने की भी आवश्यकता है। संचयी अभिलेखों की उपयोगिता का महत्व होना चाहिए ताकि इसका सही उपयोग हो सके। सामग्री को ध्यान में रखते हुए उचित और व्यवस्थित होना चाहिए।

ये छात्र के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए एक उपकरण है, जिसे समय-समय पर विभिन्न स्रोतों से एकत्र किया जाता है। ये जानकारी छात्रों के मार्गदर्शन और परामर्श के लिए आवश्यक हैं।

अपने छात्रों की ताकत और कमजोरियों को जानने के लिए शिक्षकों के लिए उपयोगी है यह केस स्टडी के दौरान।

अतः संचयी अभिलेख शब्द उस सभी प्रकार के अभिलेखों के लिए प्रयोग किए जाते हैं जिसमें किसी विद्यार्थी के बारे में कई वर्षों तक लाभदायक और विश्वसनीय सूचना एकत्रित एकत्रित करने की व्यवस्था होती है ताकि स्कूल में रहते हुए और स्कूल छोड़ते हुए उसकी शैक्षणिक व्यवसायिक और व्यक्तिगत सामाजिक प्रकृति की समस्याओं के समाधान में सहायता की जा सके।

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